PDPA POLICY

  1. Home
  2. PDPA POLICY

 

English Version

AMANAH SAHAM SARAWAK BERHAD

Personal Data Privacy Policy

 

This Personal Data Privacy Policy (“Privacy Policy”) was formulated for Amanah Saham Sarawak Berhad (Registration No. 199301005429 (260166-D)) (hereinafter referred to as “ASSB”, “our”, “us” or “we”) in accordance with the provisions of the Personal Data Protection Act 2010 ("Act").

This privacy policy sets out how we collect, process, use, disclose, retain, maintain and protect your personal data.


WHAT KIND OF INFORMATION WE COLLECT

1. We may collect information from you from a variety of sources, including information that we collect from you directly with your authorization when you when you subscribe to our product(s) and/or use our services, information provided by third party warranted by you and from other sources permitted by law. Information which we collect generally includes various data, which include but not limited to:-

  • your name, home address, e-mail address, phone number, date of birth, age, gender, race, nationality, religion, National Registration Identification Card ("NRIC"), employment, financial information or that of related to your family members, relatives, associate or any person nominated by you;

  • information in regard to your company name, company registration and incorporation details, registered or business or branch address, particulars of shareholder and directors, company profile, financial information and/or all related information in respect to transaction, negotiations and/or agreements with ASSB;

  • information when you commence and/or proposing to commence a business or contractual relationship with us;

  • information collected if you submit your resume for employment;

  • information submitted if you participate in the programmes conducted by us;

  • recording of your image via closed circuit television cameras installed at our premises;

  • recording of your photograph during any of our corporate events;

  • for general web browsing of our website although no personal data is revealed to us, certain technical and statistical information is available to us via our internet service provider such as cookies, your IP address, the time, date and duration of your visit; and

  • any comments, feedback, complaints or messages submitted via form, email, fax or mail to us.

2. The information that we gather shall only be used in the ordinary course of our business. Please note that in the event that sufficient information is not supplied and/or is not satisfactory or updated and inaccurate, then your application or request for any of the purposes stated in paragraph (3) below may not be accepted or processed and may adversely affect our dealings with you. ASSB shall not be held responsible for any resulting loss incurred thereof (if any).


HOW WE USE YOUR PERSONAL DATA

3. By providing your personal data and/or other information relevant to the purposes as listed below, you hereby agree that ASSB shall process, use, disclose, retain and maintain the said personal data and information for the following purposes:-

  • to verify your identity, background checks and due-diligence purposes;

  • to assess your application/request for our product(s) or services;

  • to discharge contractual obligations and perform all ordinary functions related to our processing of your application/request for our products and services;

  • engaging and disclosing information to third party service provider incidental for the performance of our function;

  • to disclose your personal information to person who have been identified as being your authorized representative(s) pursuant, for the performance of our business and contractual relationship;

  • to consider applications for employment, internship and graduate development programme;

  • to conduct research on any of our products and services and to process your application under any of our programme and to provide you with information and/or the latest updates on our services, product(s), events, activities and programme;

  • to produce data, reports and statistics which have been aggregated in a manner that does not identify you as an individual;

  • for administrative and internal management incidental to our business and contractual relationship;

  • for audit, compliance, risk management and corporate governance purposes;

  • to maintain records required for security, claims and other legal purposes;

  • to update, consolidate and improve the accuracy of our records;

  • to comply with any applicable legislations, laws, rules, regulations, guidelines and/or relevant regulatory authorities; and

  • for any other purpose that is incidental, ancillary or in furtherance to the above purposes.

All of the purposes stated above shall hereinafter referred to collectively as the “Purposes”.

Kindly note that the above list is not exhaustive.


WHO TO AND FOR WHAT REASON WE DISCLOSE YOUR PERSONAL DATA

4. You further agree that ASSB may disclose and transfer (whether in Malaysia or abroad) to our employees, agents, contractors, partners, third party service providers, advertisers, network operators, companies within our group, any relevant institutions, law enforcement agencies, regulators and any other persons under a duty of confidentiality to ASSB. Kindly be reminded your personal data and relevant information shall only be disclosed for reasons necessary for the performance of our function as stated herein and for our compliance with any legal requirements or court orders or legal process.


HOW WE ENSURE CONFIDENTIALITY & SECURITY OF YOUR PERSONAL DATA

5. Personal data and information held by us will be kept secure and confidential. We have appropriate physical, technical and administrative procedures and security measures in place to protect your information from loss, misuse or alteration. While we shall use our best endeavors to ensure the privacy of all information, we cannot guarantee that your information will never be disclosed in a manner inconsistent with this privacy policy due to unauthorised or illegal acts by any of our employees or third parties.


HOW WE RETAIN YOUR PERSONAL DATA

6. Any information supplied by you will be retained by ASSB in accordance with ASSB record retention policy and shall be kept for as long as necessary for the fulfilment of the purposes stated herein or as and when required in order to satisfy legal, regulatory and accounting requirements.


HOW WE ENSURE ACCURACY OF YOUR PERSONAL DATA

7. We take steps to ensure your information is accurate, complete, not misleading and up to date. Please ensure the accuracy and completeness of all information which you initially disclose or share and update us of any changes on information on a timely basis or if you believe that the information we have about you is inaccurate, incomplete, misleading or outdated.

8. Please note that ASSB may use its discretion in allowing any correction/update requested or may require further documentary evidence to avoid possible fraud and inaccuracy.


YOUR RIGHT OF ACCESS AND HOW TO CONTACT ASSB

9. You have the right to access and update and/or correct or limit the processing or withdraw your consent for the processing of your personal data by sending your notice in writing to us. However, the withdrawal of your consent may affect the services that we can extend to you and/or if you do not provide all of the personal data as requested, we may not be able to fulfill any or all of the Purposes as set out above, or in some cases, may not be able to continue with our relationship.

10. ASSB may charge you a reasonable fee in accordance with the provisions of the Act for the processing of any data access request.

11. Should you have any feedbacks, concerns or complaints regarding this privacy policy, you may send your request in writing to us at the following address by providing your name, NRIC number, and account number:


Amanah Saham Sarawak Berhad

Lot 357, Section 5, KTLD, Jalan Satok,

93400 Kuching,

Sarawak, Malaysia


Attention: Head, Corporate Communications and Operations Department

Toll-Free Line: 1-800-8884567

Email: assar@assar.com.my



WE MAY REVISE OUR PRIVACY POLICY

12. In line with our on-going commitment to ensure the protection of data and privacy of our valuable unit holders, ASSB reserves the right to review its privacy policy from time to time. Notice of such revision will be communicated via means deemed suitable by ASSB.


In the event of any inconsistency between the English version and the Bahasa Malaysia version of this policy, the English version shall prevail.

 

Bahasa Malaysia Version

AMANAH SAHAM SARAWAK BERHAD

Polisi Privasi Dan Data Peribadi

 

Polisi Privasi dan Data Peribadi (“Polisi Privasi”) ini adalah dirumuskan berdasarkan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“Akta”) untuk Amanah Saham Sarawak Berhad (Registration No. 199301005429 (260166-D)) (dirujuk sebagai “ASSB”, “kami” atau “kita”).

Polisi privasi ini menerangkan bagaimana kami mengumpul, memproses, menggunakan, menzahirkan, menyimpan dan melindungi maklumat peribadi anda.


JENIS MAKLUMAT YANG KAMI KUMPUL

1. Kami mengumpul maklumat daripada anda melalui pelbagai sumber, termasuklah maklumat yang kami terima daripada anda secara langsung melalui kebenaran anda, semasa anda melanggan produk kami, menggunakan perkhidmatan kami, sama ada melalui pihak ketiga yang mendapat kebenaran dari pihak anda dan melalui sumber-sumber lain yang dibenarkan oleh undang-undang. Maklumat yang dikumpul oleh kami secara amnya termasuk, tetapi tidak terhad kepada butiran berikut:

  • nama, alamat tempat tinggal, e-mel, nombor telefon, tarikh lahir, umur, jantina, bangsa, kewarganegaraan, agama, nombor dokumen pengenalan diri, pekerjaan, maklumat kewangan atau maklumat-maklumat yang berkaitan dengan keluarga/saudara anda, rakan sekutu atau individu yang dinamakan oleh anda;

  • maklumat berkenaan dengan nama syarikat, pendaftaran syarikat dan butir-butir pemerbadanan, alamat berdaftar atau perniagaan atau cawangan, butir-butir pemegang saham dan pengarah, profil syarikat, maklumat kewangan dan/atau segala maklumat berkaitan dengan transaksi, rundingan dan/atau perjanjian dengan ASSB;

  • maklumat yang berkaitan semasa anda memulakan dan/atau mencadangkan untuk memulakan perniagaan atau hubungan kontrak dengan kami;

  • maklumat dari resume yang diserahkan kepada kami;

  • maklumat yang dikemukakan oleh anda sekiranya anda mengambil bahagian dalam program-program yang dianjurkan oleh kami;

  • rakaman imej anda melalui kamera litar tertutup yang dipasang di premis kami;

  • rakaman imej anda semasa mana-mana acara korporat anjuran pihak kami; untuk tujuan melayari laman web kami secara am, walaupun tiada data peribadi dihantar kepada kami, beberapa maklumat teknikal dan statistik tertentu adalah tersedia untuk kami melalui penyedia perkhidmatan internet kami seperti cookies, alamat IP, masa, tarikh dan tempoh anda melayari web; dan

  • sebarang komen, maklum balas, aduan atau pesanan yang dihantar melalui borang, e-mel, faks atau surat kepada kami.

2. Maklumat yang kami kumpul adalah untuk menjalankan urusan kami. Sila ambil maklum bahawa sekiranya maklumat yang diperlukan oleh pihak kami tidak dikemukakan dan/atau tidak mencukupi atau tidak dikemaskini dan tidak tepat, maka sebarang permohonan atau permintaan anda kepada ASSB untuk mana-mana tujuan yang dinyatakan di perenggan (3) mungkin tidak akan diterima atau tidak diproses dan/atau menjejaskan urusan kami dengan anda. ASSB tidak akan bertanggungjawab atas sebarang kerugian yang timbul (jika ada).


BAGAIMANA KAMI MENGGUNAKAN DATA PERIBADI ANDA

3. Dengan mengemukakan data peribadi anda dan/atau mana-mana maklumat yang relevan untuk tujuan-tujuan yang dinyatakan di bawah, sila ambil maklum bahawa anda bersetuju untuk ASSB memproses, menggunakan, menzahirkan, menyimpan dan menyelenggarakan maklumat tersebut untuk tujuan-tujuan berikut:

  • untuk mengesahkan identiti atau latar belakang dan penilaian wajar “Due-diligence”;

  • untuk menilai permohonan/permintaan anda untuk produk atau perkhidmatan kami;

  • untukmenunaikan obligasi kontraktual dan melaksanakan semua fungsi-fungsi yang berkaitan dengan pemprosesan permohonan/permintaan untuk produk dan perkhidmatan kami;

  • menggunakan dan menzahirkan maklumat anda kepada penyedia khidmat pihak ketiga yang berkaitan untuk pelaksanaan fungsi kami;

  • menzahirkan maklumat peribadi anda kepada pihak yang telah diberi kebenaran oleh anda untuk tujuan perlaksanaan perhubungan kotraktual antara pihak kami dengan anda;

  • untuk tujuan pernilaian permohonan pekerjaan, program latihan dan program pembangunan graduan;

  • untuk melaksanakan penyelidikan ke atas produk dan perkhidmatan kami dan memproses permohonan anda di bawah mana-mana program dan memberi anda maklumat dan/atau makluman yang terkini berkenaan perkhidmatan, produk, aktiviti dan program kami;

  • untuk menunaikan obligasi kontraktual dan melaksanakan fungsi-fungsi yang berkaitan dengan pemprosesan permohonan/permintaan anda untuk produk dan perkhidmatan kami;

  • untuk menyediakan data, laporan dan statistik yang diagregatkan sehingga tidak boleh mengenal pasti anda secara persendirian;

  • untuk tujuan pentadbiran dan urusan dalaman yang berkaitan dengan perniagaan dan hubungan kontraktual kami;

  • bagi menyelenggara rekod yang diperlukan untuk cagaran, tuntutan dan tujuan undang undang lain;

  • bagi tujuan audit, pematuhan dan pengurusan risiko dan tadbir urus korporat;

  • untuk tujuan kemaskini, mengumpul dan menyelenggara ketepatan rekod kami;

  • untuk tujuan pematuhan undang-undang, peraturan-peraturan, garis panduan dan/atau direktif pihak berkuasa yang berkaitan; dan

  • bagi mana-mana tujuan yang berkaitan/menyokong atau sehubungan dengan tujuan-tujuan yang dinyatakan di atas.

Kesemua tujuan-tujuan di atas selepas ini akan dirujuk secara kolektif sebagai “Tujuan-Tujuan”.

Sila ambil perhatian bahawa senarai di atas adalah tidak menyeluruh.


KEPADA SIAPA DAN TUJUAN PENZAHIRAN MAKLUMAT PERIBADI ANDA

4. Anda juga bersetuju bahawa ASSB berhak menzahirkan dan memindahkan maklumat anda (sama ada di dalam atau luar negara) kepada pekerja-pekerja kami, ejen, kontraktor, rakan kongsi, penyedia khidmat pihak ketiga, pengiklan, operator rangkaian, syarikat-syarikat dalam kumpulan kami, institusi-institusi yang relevan, agensi penguatkuasa undang-undang , pegawal seliadan mana-mana pihak yang di bawah kewajipan sulit kepada ASSB. Sila ambil maklum bahawa data peribadi dan maklumat anda hanya akan dizahirkan atas keperluan bagi pelaksanaan fungsi kami seperti yang dinyatakan di sini dan untuk pematuhan kepada keperluan undang-undang atau perintah mahkamah dan proses undang-undang.


BAGAIMANA KAMI MEMASTIKAN KESULITAN & KESELAMATAN MAKLUMAT PERIBADI ANDA

5. Data peribadi dan maklumat yang berada dengan pihak kami akan disimpan dengan selamat dan sulit. Kami mempunyai prosedur penyimpanan fizikal, teknikal, pentadbiran yang sesuai dan mempunyai langkah keselamatan untuk melindungi maklumat anda daripada kehilangan, penyalahgunaan atau pengubahan. Kami sedaya upaya akan memastikan privasi semua maklumat yang disimpan. Namun begitu, kami tidak menjamin maklumat anda tidak akan didedahkan dalam cara yang tidak konsisten dengan polisi ini disebabkan oleh perbuatan yang tidak dibenarkan atau menyalahi undang-undang oleh pihak ketiga.


BAGAIMANA KAMI MENYIMPAN MAKLUMAT PERIBADI ANDA

6. Sebarang maklumat yang dikemukakan oleh anda akan disimpan berdasarkan polisi penyimpanan rekod ASSB dan selama mana yang perlu untuk menjalankan fungsi-fungsi yang dinyatakan di sini atau untuk memenuhi keperluan undang-undang dan perakaunan.


BAGAIMANA KAMI MEMASTIKAN KETEPATAN MAKLUMAT PERIBADI ANDA

7. Kami mengambil langkah-langkah untuk memastikan maklumat anda tepat, lengkap, tidak mengelirukan dan dikemaskini. Sila pastikan sebarang maklumat yang telah dikemukakan oleh anda adalah tepat dan lengkap dan hubungi pihak kami sekiranya terdapat sebarang perubahan kepada maklumat anda atau sekiranya anda percaya bahawa maklumat berkenaan anda adalah tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan dan perlu dikemaskini .

8. Sila ambil maklum bahawa ASSB mungkin akan menggunakan budi bicara untuk membenarkan permohonan pembetulan/kemaskini atau mungkin meminta dokumen sokongan tambahan daripada anda untuk mengelakkan penipuan dan ketidaktepatan.


HAK KEPADA AKSES DATA PERIBADI ANDA DAN BAGAIMANA ANDA MENGHUBUNGI ASSB

9. Anda berhak untuk mengakses dan mengemaskini dan/atau membetulkan atau mengehadkan pemprosesan atau menarik balik kebenaran untuk memproses data peribadi anda dengan menghantar notis secara bertulis kepada kami. Namun yang demikian, penarikan balik kebenaran anda mungkin memberi kesan kepada perkhidmatan yang kami tawarkan kepada anda dan/atau sekiranya anda gagal memberikan data peribadi seperti diperlukan, kami mungkin tidak boleh memenuhi Tujuan-Tujuan di atas, atau di dalam kes tertentu, mungkin tidak dapat meneruskan hubungan perniagaan dengan anda.

10. ASSB mungkin akan mengenakan fi pemprosesan selaras dengan peruntukan Akta bagi mana-mana permohonan untuk mengakses data.

11. Sekiranya anda ada pertanyaan berkenaan polisi privasi ini, sila maklumkan kepada kami secara bertulis dengan memberikan nama, nombor Kad Pengenalan dan nombor akaun anda ke alamat berikut:


Amanah Saham Sarawak Berhad
Lot 357, Section 5, KTLD, Jalan Satok,
93400, Kuching,
Sarawak, Malaysia

Untuk perhatian: Ketua Unit, Jabatan Komunikasi Korporat dan Operasi.

Talian bebas tol: 1-800-8884567

E-mel: assar@assar.com.my



SEMAKAN KE ATAS POLISI PRIVASI KAMI

12. Selaras dengan komitmen berterusan kami untuk memastikan perlindungan data dan privasi pelanggan kami, ASSB berhak untuk menyemak Polisi Privasi ini dari semasa ke semasa. Notis semakan/kemaskini tersebut akan dimaklumkan melalui saluran yang dianggap bersesuaian bagi ASSB.


Sekiranya terdapat sebarang ketidakseragaman di antara versi Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia ke atas Polisi Privasi ini, maka versi Bahasa Inggeris akan digunakan.

Last Updated on